Thêm sản phẩm trên POS là bước đầu tiên để cửa hàng bắt đầu bán hàng thật trên Thu Ngân. Khi danh mục hàng đã sẵn sàng, bạn có thể tạo đơn, nhận thanh toán và in hóa đơn ngay trên trình duyệt — kể cả lúc mất mạng. Bài viết này hướng dẫn quy trình thực tế từ nhập sản phẩm đến đơn hàng đầu tiên trên Thungan.vn.
Nếu bạn còn mới với khái niệm phần mềm bán hàng, nên đọc thêm POS là gì để nắm bức tranh tổng thể trước khi thao tác trên hệ thống.
Chuẩn bị trước khi thêm sản phẩm
Thu Ngân chạy trên trình duyệt web, không đòi hỏi cài app nặng. Bạn mở Chrome, Edge hoặc Safari trên máy tính hoặc tablet là dùng được. Nền tảng theo hướng offline-first: khi mất mạng vẫn bán hàng và in hóa đơn; dữ liệu lưu cục bộ rồi đồng bộ khi có kết nối trở lại.
Trước khi thêm sản phẩm trên POS, hãy chuẩn bị vài thông tin cơ bản để tránh nhập lại nhiều lần:
- Tên sản phẩm rõ ràng, dễ tìm khi bán
- Đơn vị tính (chai, hộp, cái, kg…)
- Giá bán; nếu có, ghi thêm giá vốn để báo cáo lợi nhuận sau này rõ hơn
- Mã vạch (nếu hàng đã có barcode trên bao bì)
- Số lượng tồn ban đầu (nếu bạn muốn theo dõi kho ngay từ đầu)
Với cửa hàng có hàng trăm SKU, có thể thiết lập cửa hàng trên POS theo checklist 30 phút rồi dùng import Excel để nhập hàng loạt.
Cách thêm sản phẩm trên POS Thu Ngân
Quy trình thêm sản phẩm trên POS thường đi theo hai hướng: nhập từng món khi mới mở quán, hoặc import hàng loạt khi đã có danh sách sẵn. Cả hai cách đều hướng tới cùng mục tiêu: nhân viên tìm đúng hàng, đúng giá trong vài giây khi khách đứng chờ.
Nhập từng sản phẩm
Vào phần quản lý sản phẩm trên Thu Ngân và tạo sản phẩm mới. Điền tên, giá bán, đơn vị và các trường liên quan đến tồn kho nếu bạn dùng quản lý kho. Nếu hàng có mã vạch, gắn barcode vào sản phẩm để lúc bán chỉ cần quét thay vì gõ tìm.
Nên đặt tên theo cách nhân viên hay gọi khi đứng quầy. Ví dụ “Trà sữa size M” dễ tìm hơn một chuỗi ký hiệu nội bộ khó nhớ. Tên rõ giúp tìm kiếm sản phẩm trên màn hình bán hàng nhanh hơn, đặc biệt khi chưa gắn barcode. Khi mới bắt đầu, ưu tiên 20–40 món bán chạy nhất thay vì cố nhập hết kho.
Import sản phẩm từ Excel
Thu Ngân hỗ trợ import sản phẩm từ Excel. Cách này phù hợp khi bạn đã có bảng giá, mã hàng, tồn đầu kỳ từ phần mềm cũ hoặc từ sổ Excel sẵn có. Chuẩn bị cột dữ liệu thống nhất (tên, mã, giá, đơn vị, tồn…), kiểm tra trùng mã vạch, rồi import một lần để giảm thời gian nhập tay.
Sau khi import, nên mở vài sản phẩm mẫu để đối chiếu giá và tồn. Sai số nhỏ lúc nhập sẽ lan sang đơn hàng và báo cáo sau này, nên kiểm tra sớm sẽ tiết kiệm công sức.
Gắn barcode và chuẩn bị bán nhanh
POS Thu Ngân hỗ trợ barcode và tìm kiếm sản phẩm. Khi sản phẩm đã có mã, máy quét sẽ đẩy mã vào màn hình bán hàng và thêm dòng hàng vào đơn. Nếu chưa có máy quét, bạn vẫn tìm theo tên hoặc mã trên giao diện bán hàng.
Với cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini hoặc quán có nhiều SKU đóng gói sẵn, barcode gần như bắt buộc để giảm sai sót. Với quán cà phê hoặc dịch vụ ít món, tìm kiếm theo tên thường đủ dùng trong giai đoạn đầu. Bạn có thể đọc thêm về thiết bị tại bài máy quét mã vạch và máy in hóa đơn khi dùng POS.
Tạo đơn hàng đầu tiên trên Thu Ngân
Khi danh mục đã có ít nhất vài sản phẩm, hãy tạo một đơn thử để làm quen quy trình. Mục tiêu không phải doanh thu thật, mà là kiểm tra luồng bán hàng — tìm hàng, chọn số lượng, thanh toán, in hóa đơn — trước khi mở cửa cho khách.
Bước 1: Mở màn hình bán hàng
Mở giao diện POS trên trình duyệt. Đây là nơi nhân viên thao tác cả ngày: tìm sản phẩm, thêm vào đơn, chọn hình thức thanh toán và hoàn tất giao dịch. Nên ghim tab trình duyệt trên máy quầy để mở nhanh mỗi ca.
Bước 2: Thêm sản phẩm vào đơn
Quét barcode hoặc tìm theo tên rồi thêm vào đơn. Điều chỉnh số lượng nếu khách mua nhiều. Kiểm tra nhanh tổng tiền trước khi nhận thanh toán để tránh nhầm giá hoặc nhầm món.
Bước 3: Chọn thanh toán đa phương thức
Thu Ngân hỗ trợ thanh toán đa phương thức. Tùy thực tế cửa hàng, bạn có thể nhận tiền mặt, chuyển khoản hoặc các hình thức khác đang dùng tại quầy. Với đơn thử, hãy chạy ít nhất hai kiểu thanh toán khác nhau để nhân viên quen thao tác.
Bước 4: In hóa đơn và kiểm tra offline
Nếu đã kết nối máy in hóa đơn tương thích (Epson, Xprinter, Bixolon…), hãy in thử một phiếu. Sau đó tắt mạng tạm thời và tạo thêm một đơn offline: bán hàng và in hóa đơn vẫn chạy được; khi có mạng trở lại, dữ liệu sẽ đồng bộ theo cấu hình của bạn. Đừng bỏ qua bước offline — nhiều cửa hàng chỉ phát hiện vấn đề khi giờ cao điểm mất wifi.
Sau đơn đầu tiên: kho, khách hàng và báo cáo
Một đơn hàng hoàn tất không chỉ là thu tiền. Trên Thu Ngân, giao dịch còn liên quan đến tồn kho, lịch sử khách và số liệu báo cáo.
Theo dõi tồn kho
Nếu bạn quản lý kho, mỗi đơn bán sẽ ảnh hưởng tồn. Sau vài đơn thử, mở báo cáo hoặc danh sách tồn để xác nhận số lượng giảm đúng. Cảnh báo hết hàng giúp bạn nhập thêm kịp thời thay vì phát hiện khi khách đang đứng chờ.
Khách hàng, điểm và khuyến mãi
Thu Ngân có quản lý khách hàng, điểm tích lũy và chương trình khuyến mãi. Với đơn đầu, bạn có thể gắn khách quen (nếu đã tạo hồ sơ) để kiểm tra lịch sử mua hàng. Không cần dựng CRM phức tạp ngay ngày đầu — hãy bắt đầu với vài khách thân thiết rồi mở rộng dần.
Xem báo cáo nhanh
Báo cáo doanh thu, sản phẩm bán chạy theo ngày giúp bạn biết ca bán có đúng số tiền thu không. Sau khi tạo vài đơn thử, đối chiếu tổng trên POS với tiền trong ngăn kéo hoặc tài khoản nhận chuyển khoản. Thói quen đối soát sớm sẽ giảm thất thoát về sau.
Lỗi thường gặp khi thêm sản phẩm và tạo đơn
- Trùng mã vạch: hai sản phẩm cùng barcode sẽ gây nhầm khi quét. Kiểm tra trước khi import.
- Tên quá chung: “Nước ngọt” khó phân biệt size hoặc hương vị. Tách thành từng biến thể rõ ràng.
- Quên cập nhật giá: giá cũ còn trên hệ thống khi nhà cung cấp đã đổi giá. Rà soát bảng giá định kỳ.
- Chưa thử offline: nhiều cửa hàng chỉ test khi có wifi. Hãy thử bán và in khi mất mạng trước ngày khai trương.
- Nhập tồn sai: tồn ảo làm báo cáo lệch. Điều chỉnh tồn sau khi kiểm kê thực tế.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc gắn barcode mới bán được không?
Không. Bạn có thể tìm sản phẩm theo tên trên màn hình bán hàng. Barcode giúp nhanh hơn khi danh mục lớn, nhưng không phải điều kiện bắt buộc để tạo đơn trên Thu Ngân.
Mất mạng thì đơn hàng có bị mất không?
Thu Ngân là POS offline-first: khi mất mạng bạn vẫn bán và in hóa đơn. Dữ liệu lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có kết nối trở lại.
Gói dùng có mất phí không?
Phần lõi của Thu Ngân miễn phí, không phí bản quyền, không giới hạn thời gian dùng theo mô tả trên Thungan.vn. Bạn chỉ trả phí nếu cần hỗ trợ triển khai hoặc tùy chỉnh riêng.
Nên nhập tay hay import Excel trước?
Dưới khoảng vài chục món, nhập tay thường ổn. Danh mục lớn hoặc đang chuyển từ phần mềm khác thì import Excel tiết kiệm thời gian hơn, miễn là bạn làm sạch dữ liệu trước khi import.
Ví dụ thực tế theo từng mô hình cửa hàng
Cách thêm sản phẩm trên POS sẽ hơi khác nhau tùy ngành, nhưng nguyên tắc dữ liệu vẫn giống nhau.
Tạp hóa / cửa hàng tiện lợi
Ưu tiên nhập đúng đơn vị và quy cách đóng gói. Một thùng 24 chai có thể bán lẻ theo chai: hãy quyết định SKU bán là “chai” rồi quản lý quy đổi khi nhập thùng. Nếu nhập nhầm đơn vị, tồn kho sẽ lệch ngay từ ngày đầu.
Với hàng có hạn dùng, ghi chú hạn trên tem kệ hoặc trong mô tả nội bộ để nhân viên lấy đúng lô. Đơn hàng đầu tiên nên gồm cả hàng barcode và hàng cân/đong để kiểm tra hai luồng thao tác.
Thời trang
Mỗi biến thể size/màu là một dòng sản phẩm. Khi tạo đơn đầu tiên, thử bán một SKU cụ thể rồi kiểm tra tồn đúng size đó giảm — không phải giảm nhầm size khác. Đây là lỗi rất hay gặp khi chủ shop gom biến thể vào một dòng.
Mỹ phẩm / salon
Tách rõ hàng bán và dịch vụ. Dịch vụ gội đầu không trừ kho theo cách của chai dầu gội bán mang về. Nếu vừa bán sản phẩm vừa làm dịch vụ trong cùng hóa đơn, hãy thử một đơn kết hợp để chắc thành tiền và thống kê nhóm hàng vẫn đọc được.
F&B
Menu nên ổn định tên món trước khi bán thật. Đơn thử gồm món nước + món kèm giúp kiểm tra upsell sau này. Nếu có máy in bill, in thử để bếp/quầy đọc được tên món.
Chuẩn hóa dữ liệu để tìm hàng nhanh hơn
Tốc độ thu ngân phụ thuộc nhiều vào chất lượng tên và mã hơn là máy mạnh. Hãy thống nhất:
- Không viết tắt khó hiểu (trừ khi cả team dùng chung glossary).
- Đưa dung tích/size vào tên: “Nước suối 500ml”.
- Tránh dấu câu thừa và khoảng trắng kép.
- Một mã chỉ gắn một sản phẩm; không tái sử dụng mã cũ của hàng đã ngừng bán nếu vẫn còn tồn lịch sử.
Khi danh mục đã sạch, việc tạo đơn hàng đầu tiên trở nên mượt và nhân viên mới học việc nhanh hơn.
Kế hoạch 7 ngày sau đơn đầu tiên
- Ngày 1–2: chỉ bán danh mục lõi, ghi chú sản phẩm khách hỏi nhưng chưa có trong hệ thống.
- Ngày 3–4: bổ sung các mặt hàng bị hỏi nhiều; rà giá sai.
- Ngày 5: kiểm đếm nhanh top 20 mặt hàng.
- Ngày 6–7: xem báo cáo bán chạy và điều chỉnh trưng bày.
Sau một tuần, cửa hàng thường đã đủ tự tin để nhập nốt danh mục còn lại hoặc import Excel mà không loạn dữ liệu.
Kết luận
Thêm sản phẩm trên POS rồi tạo đơn đầu tiên giúp bạn chắc chắn rằng giá, tồn, thanh toán và in hóa đơn đã sẵn sàng trước khi đón khách thật. Thu Ngân trên Thungan.vn cho phép làm việc này ngay trên trình duyệt, dùng lõi miễn phí, bán được khi offline và đồng bộ khi online.
Khi đã quen luồng đơn hàng, hãy tiếp tục với checklist thiết lập cửa hàng trên POS Thu Ngân trong 30 phút để hoàn thiện kho, khách hàng và thiết bị in/quét. Nếu cần đồng hành lúc triển khai, bạn có thể liên hệ đội ngũ qua Thungan.vn để được hỗ trợ phù hợp quy mô cửa hàng.