Kho sạch và số liệu đúng bắt đầu từ quy trình nhập hàng kiểm kho rõ ràng — kèm cách xử lý hàng hỏng, hết hạn trước khi chúng làm lệch tồn và ăn vào lợi nhuận. Bài viết đưa checklist thực tế cho cửa hàng nhỏ: nhận hàng, cập nhật POS, kiểm kê định kỳ và xử lý hàng không bán được.
Thu Ngân (Thungan.vn) hỗ trợ kiểm soát tồn kho, nhập/xuất kho và kiểm kê trên cùng POS web bán hàng. Khi gắn quy trình dưới đây với hệ thống, bạn giảm thất thoát và tránh bán nhầm hàng đã loại.
Vì sao cần quy trình nhập hàng – kiểm kho thống nhất?
Nhiều shop làm đúng từng phần nhưng lệch tổng thể: nhận hàng xong để vài ngày mới nhập máy; kiểm kê không ghi điều chỉnh; hàng hỏng vẫn nằm trên kệ hoặc đã vứt nhưng tồn máy còn. Hệ quả:
- Tồn ảo → cảnh báo sắp hết sai hoặc báo còn hàng khi kệ trống
- Giá vốn / lợi nhuận trên báo cáo không phản ánh thực tế
- Khách mua phải sản phẩm kém chất lượng → mất uy tín
- Không truy được lệch xảy ra ở bước nào: nhận hàng, bán, hay sau kiểm kê
Một quy trình nhập hàng kiểm kho tốt không cần biểu mẫu phức tạp. Chỉ cần đủ bước, đúng thứ tự, và mọi thay đổi số lượng đều có trên POS trong ngày. Có thể đọc thêm bài quản lý kho bằng POS để nắm tổng quan gắn bán hàng với tồn.
Chuẩn bị trước khi nhận hàng
- Có danh mục sản phẩm trên POS: tên, mã SKU/barcode (nếu có), đơn vị, giá bán
- Biết đơn đặt / thỏa thuận với NCC: mặt hàng, số lượng dự kiến, hạn dùng (với hàng thực phẩm, mỹ phẩm… theo ngành)
- Chuẩn bị chỗ để hàng: tách “hàng mới chờ kiểm” khỏi kệ đang bán
- Phân công: ai nhận và đếm, ai cập nhật nhập kho trên hệ thống
Nếu danh mục còn thiếu, nhập liệu trước hoặc bổ sung ngay khi nhận — tránh để hàng về mà không có mã để ghi nhận.
Quy trình nhập hàng từng bước
Bước 1: Đối chiếu chứng từ
Khi hàng tới, mở phiếu giao / hóa đơn NCC và đối chiếu:
- Đúng nhà cung cấp và đúng đơn đã đặt?
- Số dòng hàng, số lượng từng mã khớp không?
- Đơn vị tính (hộp/lốc/chai) có bị nhầm không?
- Có hàng tặng / khuyến mãi đi kèm cần ghi nhận riêng không?
Ghi chú lệch ngay trên phiếu giấy (thiếu, thừa, sai mã). Không sửa số “cho đẹp” trước khi đếm thực tế.
Bước 2: Kiểm tra chất lượng và hạn
Trước khi xếp lên kệ bán:
- Bao bì móp, vỡ, tem rách, dấu hiệu ẩm mốc
- Với hàng có hạn dùng: đọc hạn trên từng lô; ưu tiên FEFO (hết hạn trước xuất trước) khi xếp kệ
- Loại ngay hàng hỏng / nghi ngờ — để riêng khu “chờ xử lý”, không để lẫn hàng bán
Bước này thuộc quy trình vận hành cửa hàng. Trên POS, bạn sẽ cập nhật số lượng thực nhận (sau khi loại hàng không đạt) để tồn máy khớp hàng đủ chuẩn.
Bước 3: Đếm và ghi nhận nhập kho trên POS
Đếm theo từng SKU, rồi cập nhật nhập kho trong ngày trên Thu Ngân. Nguyên tắc:
- Nhập đúng số lượng thực nhận đạt chuẩn — không nhập theo số trên phiếu nếu thực tế thiếu
- Hàng tặng/hàng mẫu: vẫn ghi nhận vào tồn nếu sẽ bán hoặc dùng nội bộ (để sau này kiểm kê không lệch)
- Không để dồn nhiều phiếu nhập cuối tuần: càng chậm càng dễ quên và sai
POS trừ tồn khi bán và cho phép theo dõi nhập/xuất có lịch sử thao tác kho — hữu ích khi cần truy “hàng về ngày nào, bao nhiêu”.
Bước 4: Xếp kệ và dán nhãn (nếu cần)
Xếp hàng mới theo FEFO với nhóm có hạn. Mã vạch rõ ràng giúp nhân viên bán quét đúng, giảm chọn nhầm — đặc biệt khi tên sản phẩm gần giống nhau.
Quy trình kiểm kho (kiểm kê) định kỳ
Khi nào nên kiểm kê?
- Hàng ngày / mỗi ca: nhóm giá trị cao, dễ thất thoát (phụ kiện nhỏ, mỹ phẩm mini, đồ uống…)
- Hàng tuần: nhóm bán chạy (đối chiếu tồn máy với kệ)
- Hàng tháng: toàn bộ hoặc theo khu vực kệ luân phiên
Cách kiểm kê gọn cho shop 1–2 người
- In hoặc mở danh sách tồn trên POS theo khu vực
- Đếm thực tế, ghi số đếm (hai người đếm chéo nếu có thể)
- So với tồn máy; liệt kê lệch theo từng SKU
- Tìm nguyên nhân: bán chưa ghi, nhập thiếu, hàng hỏng chưa xuất, lấy nhầm…
- Điều chỉnh tồn trên hệ thống sau khi đã có lý do — kèm ghi chú ngày kiểm kê
Thu Ngân hỗ trợ kiểm kê để đối chiếu tồn máy với thực tế. Quan trọng là chỉ sửa tồn sau khi đã hiểu lệch, không “cân bằng số” mỗi tối vì sẽ che thất thoát.
Xử lý hàng hỏng và hết hạn
Hàng hỏng / hết hạn nếu không có quy trình sẽ vừa mất tiền vừa làm bẩn số liệu kho.
Phát hiện
- Khi nhập hàng (loại ngay lô kém)
- Khi sắp xếp / quay vòng kệ (nhìn hạn, bao bì)
- Khi kiểm kê định kỳ
- Khi khách đổi trả vì lỗi sản phẩm
Xử lý vận hành
- Tách khỏi khu vực bán; dán nhãn “không bán”
- Ghi sổ: SKU, số lượng, lý do (hỏng / hết hạn / đổi trả), ngày, người xử lý
- Xuất kho / điều chỉnh giảm tồn trên POS đúng số lượng đã loại
- Quyết định: đổi trả NCC (nếu còn chính sách), tiêu hủy theo quy định ngành, hoặc giảm giá mạnh nếu còn bán được và hợp pháp/an toàn
- Với hàng hết hạn: không bán; ưu tiên rút trước hạn bằng khuyến mãi khi còn trong ngưỡng an toàn của ngành hàng
Không để hàng đã loại vẫn còn trên tồn máy — đó là nguồn “còn hàng trên báo cáo nhưng không bán được” và làm sai cảnh báo sắp hết.
Bảng tóm tắt vai trò trong quy trình
Gợi ý phân việc tối thiểu:
- Người nhận hàng: đối chiếu phiếu, đếm, kiểm hạn/chất lượng
- Người cập nhật POS: nhập kho đúng số đạt chuẩn trong ngày
- Người bán: chỉ bán hàng trên kệ đã nhập hệ thống; báo ngay khi phát hiện hỏng/hết hạn
- Chủ cửa hàng: duyệt lệch kiểm kê, quyết định tiêu hủy / trả NCC, xem báo cáo bán chậm để giảm nhập thừa
Gắn quy trình với POS web offline
Thực tế cửa hàng: lúc nhận hàng buổi tối mạng có thể yếu. Thu Ngân cho phép bán hàng khi offline và đồng bộ khi có mạng; với thao tác kho, hãy ưu tiên cập nhật nhập/xuất khi máy đang ổn định trong ngày nhận hàng để lịch sử kho liền mạch. Mọi đơn bán vẫn trừ tồn — miễn là không bán tay ngoài hệ thống.
Báo cáo bán chạy / bán chậm giúp bạn điều chỉnh nhập: giảm đặt nhóm đứng lâu, tăng nhóm hay chạm ngưỡng sắp hết. Kết hợp với mức tồn tối thiểu, vòng nhập – bán – kiểm kê sẽ khép kín hơn.
Checklist một trang in treo gần kho
- ☐ Đối chiếu phiếu NCC trước khi xếp kệ
- ☐ Kiểm tra hỏng / hạn; tách hàng không đạt
- ☐ Đếm thực nhận → nhập kho POS trong ngày
- ☐ Xếp kệ theo FEFO (hàng có hạn)
- ☐ Kiểm kê nhóm A theo lịch đã chốt
- ☐ Hàng hỏng/hết hạn: xuất giảm tồn + ghi lý do
- ☐ Không sửa tồn “cho khớp” nếu chưa kiểm kê và chưa có nguyên nhân
Câu hỏi thường gặp
Nhập hàng theo thùng có cần bẻ nhỏ trên POS không?
Nên thống nhất đơn vị bán trên hệ thống (ví dụ bán lẻ theo chai). Khi nhập thùng, quy đổi đúng số đơn vị lẻ trước khi ghi nhận — tránh tồn theo thùng trong khi bán theo chai.
Kiểm kê lệch nhiều phải làm sao?
Đừng điều chỉnh cả kho một lúc. Khoanh nhóm lệch lớn, kiểm lại lần 2, rà đơn bán và phiếu nhập những ngày gần đó, rồi mới điều chỉnh từng SKU kèm ghi chú. Lặp lại tuần sau để xem lệch đã giảm chưa.
Hàng hết hạn sắp tới nhưng vẫn bán được thì sao?
Ưu tiên đẩy bán (combo, giảm giá) trước khi chạm hạn; đồng thời giảm lượng đặt lần sau. Khi đã hết hạn, xuất khỏi tồn và không bán — quy trình rõ ràng bảo vệ cả khách và uy tín cửa hàng.
Biên bản nhận hàng mẫu ngắn
Quy trình nhập hàng kiểm kho cần giấy tờ tối giản nhưng đủ dấu vết:
- Ngày giờ nhận, người nhận, nhà cung cấp.
- Danh sách mặt hàng: đặt, nhận, chênh lệch.
- Tình trạng hàng đạt, hỏng hoặc cận hạn.
- Chữ ký người nhận và xác nhận của chủ nếu lệch.
Chụp ảnh hóa đơn nhà cung cấp lưu theo tháng giúp đối chiếu công nợ sau này.
Kiểm kho theo vòng thay vì đếm cả kho một đêm
Mỗi ngày hoặc mỗi ca đếm 10–20 SKU xoay vòng. Sau một tháng, hầu hết nhóm quan trọng đã được đếm mà không cần đóng cửa. Cách này phát hiện lệch sớm hơn kiểm theo quý.
Xử lý lệch kiểm kho
| Mức lệch | Hướng xử lý |
|---|---|
| Nhỏ và hiếm | Điều chỉnh và nhắc quy trình |
| Lặp lại cùng nhóm hàng | Kiểm soát chặt xuất kho |
| Lớn đột biến | Rà đơn hủy, bán thiếu đơn, nhận hàng sai trong kỳ |
Mọi điều chỉnh tồn nên có người duyệt — tránh nhân viên tự sửa số để cho khớp.
Hàng cận hạn: quyết định trước khi quá muộn
- Phân loại: bán bình thường, đẩy khuyến mãi, trả nhà cung cấp nếu được, hoặc hủy.
- Dán tem nhận biết trên kệ.
- Ưu tiên gợi ý bán trong script nhân viên.
- Ghi nhận kết quả để lần nhập sau giảm số lượng.
Làm sớm 2–3 tuần trước khi hết hạn hiệu quả hơn xả tháo gần ngày cuối.
Kết luận
Quy trình nhập hàng kiểm kho kèm xử lý hàng hỏng hết hạn giúp cửa hàng giữ tồn đúng và giảm thất thoát thầm lặng. Nhận hàng có đối chiếu, nhập POS trong ngày, kiểm kê có lịch, và mọi hàng loại đều được xuất giảm tồn — đó là bộ kỷ luật đủ dùng cho shop nhỏ.
Nếu bạn muốn bán hàng, nhập/xuất kho và kiểm kê trên cùng một POS web offline miễn phí, hãy xem Thu Ngân tại Thungan.vn và áp dụng checklist trên trong một chu kỳ nhập hàng tới. Sau vài lần nhận hàng có kỷ luật, số liệu kho thường ổn định hơn rõ rệt.
Hãy in checklist và treo gần khu nhận hàng để cả đội nhớ cùng một quy trình nhập hàng kiểm kho — đơn giản nhưng đều đặn mới hiệu quả.